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[TF stud. init]
Kontaktdaten
Wir benötigen zum Versand der Mail die Kontaktdaten einer Ansprechperson, welche unten in der Rundmail angegeben werden. Diese umfassen Name, Einrichtung, Mailadresse und optional eine Telefonnummer. Möchtet ihr als Mailadresse einen Mailverteiler benutzen, achtet bitte darauf, dass die Empfänger*innen des Mailverteilers über die Rundmail informiert sind!
Zweisprachigkeit
Alle Mails sollen vollständig zweisprachig (deutsch/englisch) verfasst werden, auch Einladungen zu deutschsprachigen Veranstaltungen. Wir fordern dies, damit auch Studierende englischsprachiger Studiengänge die Möglichkeit haben, schnell erkennen zu können, ob die angekündigten Inhalte für sie relevant sind.
Format
Schickt uns den Text der Mail und den Betreff bitte als Plaintext-„.txt“-Datei. Textformatierungen, anklickbare Links oder eingebundene Bilder in den Mails sind nicht vorgesehen. Möchtet ihr auf eure Website hinweisen, schreibt die Internetadresse bitte im Text aus („http://tf.fau.de“). In der Wahl von Sonderzeichen zur Hervorhebung könnt ihr selbst kreativ werden.
Bearbeitungsdauer
Bitte schickt uns euren Mailentwurf eine Woche vor dem spätestmöglichen Versanddatum, um uns Zeit zur Bearbeitung und für eventuelle Rückfragen zu geben.
Geschlechtergerechte Sprache
Wenn ihr alle Studierende anschreiben möchtet, achtet bitte darauf, dass ihr alle Geschlechter ansprecht. Statt nur „Studenten“ kann beispielsweise „Studierende“, „Studis“, „Studenten und Studentinnen“, „Studentinnen und Studenten“, „Student*innen“, „StudentInnen“ oder „Student_innen“ geschrieben werden.
Anhänge
Damit wir mit den Rundmails keine Postfächer verstopfen, können Mailanhänge nicht mitversendet werden. Möchtet ihr auf z.B. einen Flyer hinweisen, ladet die Datei bitte auf eurem eigenen Webserver oder bei einem File-Sharing-Anbieter hoch, und schreibt den Link darauf mit in die Rundmail.
Häufigkeit und Relevanz
Einer der Gründe weshalb die Mails auf den Verteilern der Uni von vielen Studierenden nicht gelesen werden, ist, dass das Mailaufkommen zu hoch ist. Wir möchten deshalb die Anzahl der Mails auf diesem Verteiler so gering wie möglich halten. Wenn ihr Teil einer größeren Hochschulgruppe seid, fasst die Informationen zu euren Veranstaltungen beispielsweise in monatlichen Newslettern zusammen. Als Obergrenze gilt pro versendender Einrichtung:
- eine Mail pro Woche (in 7 Tagen),
- zwei Mails pro Monat (z.B. zwischen 5. April und 5.Mai) und
- vier Mails in drei Monaten (analog).
Achtet darauf, dass keine Informationen doppelt versendet werden und dass jede Mail inhaltlich von Relevanz ist. Auch bei flüchtigem Überfliegen soll der Mehrwert der Mail über bisherige Informationen klar erkennbar sein, um nicht den Eindruck unnötiger Werbung zu erwecken. Im Zusammenhang mit Großveranstaltungen dürft ihr unabhängig von diesen Regelungen eine zusätzliche Rundmail versenden. Welche Veranstaltungen dazu zählen, liegt in unserem Ermessen. Bitte beachtet, dass wir keine Mails verschicken, die bereits über andere Mailverteiler der Universität, Fakultät, eines Departments oder eines Studiengangs an Studierende verbreitet wurde oder noch verbreitet werden soll.
Externe Werbung
Wir möchten keine Werbung für externe Unternehmen über den Verteiler für studentische Initiativen [TF stud. Init.] veröffentlichen. Darunter verstehen wir unter anderem Veranstaltungen, bei denen Kontaktdaten von angemeldeten Teilnehmer*innen an kommerzielle Dritte weitergegeben werden, und Veranstaltungen bei denen wir nur wenig Eigenengagement erkennen können.
Wenn ihr Rundmails zu Angeboten versenden wollt, an denen externe Dritte inhaltlich oder anderweitig beteiligt sind, bei denen wir Werbung zum Zweck der Kundenbindung vermuten könnten, bitten wir euch, das Angebot auf unserer nächsten Sitzung vorzustellen, und uns darzulegen, weshalb es nur in Kooperation mit dem externen Anbieter möglich ist.
Ob wir eure Mail versenden, ist dann eine Einzelfallentscheidung. Bei zukünftigen vergleichbaren Angeboten mit derselben externen Firma ist es in der Regel nicht notwendig, das Angebot erneut vorzustellen.
[TF Extern]
Über den Verteiler [TF extern] können uni-externe Akteure Mails zu Angeboten versenden lassen, an denen sich die Studierenden beteiligen können. Dies können gemeinnützige oder staatliche Angebote sein sowie solche, die sich auf die Fortbildung in Ingenieurwissenschaften beziehen (z.B. Exkursionen, Werksführungen, Wettbewerbe und Jobmessen). Ob ein solches Angebot schlussendlich per Rundmail beworben wird, liegt dennoch stets im Ermessen der versendenden Einrichtung (z.B. SSC, FSV, etc.).
Explizit nicht erwünscht sind Umfragen sowie Angebote von Finanz- und Versicherungsdienstleistern. Weiterhin können nach Entscheidung der versendenden Einrichtungen Angebote wie z.B Angebote der Agentur für Arbeit oder Angebote von gemeinnützigen Firmen, Vereinen und Initiativen (z.B. Blutspende, Fortbildungen) versendet werden.
Desweitern gelten wie beim [TF stud. init] Verteiler die gleichen grundlegenden Regeln:
- Alle Mails sollen vollständig zweisprachig Deutsch / Englisch verfasst werden.
- Wenn ihr alle Studierende anschreiben möchtet, achtet bitte darauf, dass ihr alle Geschlechter ansprecht.
- Damit wir mit den Rundmails keine Postfächer verstopfen, können Mailanhänge nicht mitversendet werden.
- Einer der Gründe weshalb die Mails auf den Verteilern der Uni von vielen Studierenden nicht gelesen werden, ist, dass das Mailaufkommen zu hoch ist. Daher kann jede Akteur maximal zwei Mail pro Semester versenden
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[TF stud. init]
Contact Details
In order to send your e-mail we need the contact details of a contact person, that will be included at the end of the mail. This includes name, institution, mail adress and optionally a phone number. If you want to use a mailing list as mail adress, please mind that the recipients of the mailing list should be informed about the e-mail.
Bilingualism
All e-mails should be written completely bilingually in German and English, including invitations to unilingual events. We demand this, so that all students have the possibility to quickly distinguish whether the announced contents are relevant for them.
Format
Send us the text of the e-mail and the subject as plaintext-„.txt“-file. Text formatting, clickable links or integrated images are not intended. If you want to refer to your website, please write out the URL in the text („http://tf.fau.de“). You can be creative yourself in choosing additional characters for accentuation.
Processing Time
Please send us your draft one week before the latest date to send the e-mail in order to grant us time for the process and possible further inquiries.
Gender-neutral Language
Even though it is not so much of an issue in the English language, please do keep in mind to address people of all genders in your text. For example, when talking about a generic person, instead of „he“ you can use „one“, „he or she“, or „they“.
Attachments
In order not to fill up in-boxes with mails via the mailing list, attachments to the mail cannot be sent. If you want to refer to e.g. a flyer, please upload the file to your own web server or to a file-sharing-provider and write the link to the file into the text.
Frequency and Relevance
One reason why the e-mails on the mailing lists are not read by students is that the quantity of e-mails is too high. Therefore, we want to keep the amount of e-mails on the mailing list as low as possible. If you are part of a large student group, you can, for instance, summarize the information about your events in monthly newsletters. The upper limit is:
-
one e-mail per week (in 7 days),
-
two e-mails per month (e.g. between April 5th and May 5th) and
-
four e-mails in three months (respectively).
Please make sure that no information is sent twice and each e-mail has relevant content. Even when just skimming the text, the additional benefit to the reader should be clear, in order to avoid the impression of spamming through the mailing list. Related to major events, you can send an additional e-mail independently of these regulations. It is up to our decision which events are handled as such. Please ask us early concerning this matter. Please note that we don’t send e-mails that have already been or will be distributed to students via other mailing lists of the university, faculty, a department or a major.
[TF Extern]
The mailing list (TF extern] allows university-external actors to send e-mails promoting events in which strudents can participate. These could be non-profit or governmenatal offers , as well as those those offering advanced training in engineering (e.g. excursions, factory tours, competitions and job fairs). Whether such an offer is ultimately advertised via the circulart mailing list is always at the descrition of the sending institution (e.g. SSC, FSV, etc.). Surveys and offers from financial and insurance service providers are explictely not desired. Furthermore, depending on the sending institution’s decision, offers such as those from the deployment agency or from non-profit companies, associations and initiatives (e.g. blood donations, training courses) can be sent.
Additionally, the same basic rules from[TF stud. init] also apply here:
- All mails should be written completely bilingually in German/English
- If you want to address all students, please make sure to do so gender-neutrally
- To avoid clogging up mailboxes, mail attachments cannot be sent
- One of the reasons as to why the mails sent by the mailing list are not read by many is due to the volume of incoming e-mails being too high. Therefore, each actor is only allowed to send a maximum of two mails per semester